Le registre unique du personnel

Le registre unique est l'un des rares documents qu'un inspecteur du travail peut demander sur-le-champ. Obligatoire dès le premier salarié, son absence est sanctionnée par salarié concerné.

Ce qu'il contient

Pour chaque personne, dans l'ordre des embauches et par établissement : nom et prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, emploi et qualification, dates d'entrée et de sortie, nature du contrat. Les stagiaires et intérimaires figurent dans une partie distincte.

L'ordre des embauches n'est pas une commodité : c'est lui qui permet de vérifier qu'aucune ligne n'a été insérée après coup.

Il se produit, il ne se stocke pas

Collaborateurs › Annuaire › Exporter le registre. Il se reconstruit à chaque demande depuis les fiches existantes.

Beaucoup d'outils recopient les fiches dans une table « registre ». La copie devient une seconde vérité : le jour où quelqu'un corrige une date de naissance, le registre garde l'ancienne, et l'inspection lit un registre faux pendant que la fiche est juste.

Les manques sont comptés avant le contrôle

L'écran dit combien de fiches n'ont pas de nationalité, pas de qualification, pas de date de sortie — et lesquelles. C'est la seule partie du sujet où un logiciel apporte quelque chose qu'un tableur n'a pas.

Cinq ans après le départ

Les mentions se conservent cinq ans à compter du départ. Supprimer une fiche au départ de quelqu'un est donc une infraction — et c'est pourquoi Tracky ne propose pas de le faire.