Bons de commande et bons de livraison
Quand vous vendez des biens à expédier, un devis accepté ne devient pas directement une facture. Il devient un bon de commande, qui porte la préparation, les expéditions et l'avancement. La facture vient ensuite.
Pourquoi ce détour
Une prestation se facture le jour où elle est vendue. Une marchandise, non : entre l'accord du client et la facture, il y a la préparation, parfois plusieurs colis, parfois une rupture de stock. Le bon de commande est le document qui tient cette période.
1. Déclarez vos produits livrables
C'est le réglage qui décide de tout le reste.
Ouvrez Produits, modifiez un produit et cochez Produit livrable (bien physique).
Les produits que vous suivez déjà en stock ont été cochés automatiquement — on ne stocke pas une prestation. Vérifiez tout de même les autres : un article que vous ne suivez pas en stock doit être coché à la main.
Ce réglage est indépendant du type de produit. Un produit classé « autre » peut s'expédier ; un service, jamais.
2. Du devis au bon de commande
Dès qu'un devis contient au moins une ligne rattachée à un produit livrable, il vous propose de créer un bon de commande plutôt qu'une facture.
Le bon de commande reprend toutes les lignes du devis, y compris les prestations : votre client a commandé l'ensemble, et la facture devra refléter le total. Seuls les biens physiques apparaîtront sur les bons de livraison.
Il porte son propre numéro (BC-2026-001), dans une suite indépendante de vos factures et de vos devis.
Une ligne saisie à la main n'est jamais livrable
Si vous tapez « Carton de 6 flacons » directement dans le devis sans passer par le catalogue, Tracky ne peut pas savoir qu'il s'agit d'un bien. Il proposera une facture directe. Pour déclencher le circuit, insérez la ligne depuis le catalogue.
3. Faire signer le bon de commande
Comme un devis, un bon de commande s'envoie par lien et se signe en ligne, sans que votre client ait besoin d'un compte. Sa signature est horodatée, et une copie figée du document est conservée : si le bon de commande évolue ensuite, la preuve porte sur ce qui a réellement été signé.
Un bon de commande ne peut être signé qu'une seule fois. Cette limite est volontaire : une seconde signature effacerait la première.
4. Expédier, en une ou plusieurs fois
Depuis la commande, émettez un bon de livraison. Vous choisissez les quantités : tout, ou seulement ce que vous avez en stock aujourd'hui.
Tracky vous empêche d'expédier plus que le reste dû — sans quoi le document affirmerait que la commande est complète alors qu'elle ne l'est pas.
L'avancement de la commande se met à jour tout seul :
| Ce qui est parti | Avancement |
|---|---|
| Rien | Non expédiée |
| Une partie | Partiellement expédiée |
| Tout | Expédiée |
Ne le corrigez pas à la main : il est recalculé à chaque expédition, et une saisie manuelle serait écrasée.
Ce que contient le bon de livraison
Il indique, pour chaque article, la quantité commandée, la quantité livrée dans ce colis, et le reste — votre client voit d'un coup d'œil ce qui lui est encore dû.
Il ne porte aucun prix. C'est délibéré : ce document voyage avec le colis et passe entre les mains du transporteur. Les montants restent sur la facture.
Il se termine par un cadre de réception à signer, précédé de la mention « Reçu conforme ».
5. Facturer
Depuis la commande, générez la facture : elle reprend les lignes du bon de commande. Une commande ne peut être facturée qu'une fois.
À quel moment facturer — à l'expédition, à la livraison — dépend de vos usages ; Tracky ne l'impose pas.
Le stock, une seule fois
Le stock est décrémenté à la commande, pas à l'expédition. Les bons de livraison n'y touchent pas.
C'est ce qui garantit qu'un article commandé n'est pas revendu entre-temps, et qu'une marchandise expédiée en trois colis n'est décomptée qu'une seule fois.
Piloter tout ça sans passer par l'écran
Ces gestes sont disponibles pour l'assistant et les automatisations : créer un bon de commande depuis un devis, émettre un bon de livraison, facturer une commande, lister ce qui reste à livrer.
Vous pouvez ainsi construire une automatisation « devis accepté → bon de commande », ou demander à l'assistant d'expédier le reliquat d'une commande.