Suivre ses certifications et ne plus jamais rater une échéance

Une certification qui expire sans qu'on l'ait vue venir, c'est un marché perdu ou un audit raté. Tracky suit vos certifications, agréments et labels — et vous prévient avant que ce soit un problème.

Pourquoi une date d'expiration ne suffit pas

C'est le point qui change tout. Une certification valable encore un an peut être en danger immédiat, pour deux raisons qu'un simple tableur ne voit pas :

• Un écart non levé. À l'issue d'un audit de surveillance, l'organisme relève des non-conformités. Un écart majeur non corrigé dans son délai entraîne la suspension du certificat — bien avant sa date de fin.
• Une preuve périmée. Une analyse de laboratoire, une attestation d'assurance, une habilitation ont leur propre validité. Le certificat paraît valide, et c'est pourtant ce décalage qui tombe le jour de l'audit.

Tracky surveille donc trois échéances pour chaque certification, et l'onglet À traiter les classe par urgence réelle — pas par date d'expiration.

Enregistrer une certification

Depuis Conformité → Certifications, cliquez sur Nouvelle certification. La première question est la plus importante :

• La nôtre — vous la pilotez : exigences, audits, écarts.
• D'un fournisseur — vous la surveillez seulement : elle existe, elle est valide jusqu'à telle date, voici l'attestation.

Choisissez ensuite un référentiel du catalogue (ISO 27001, Qualiopi, certification bio…) ou saisissez un intitulé libre pour un agrément qui n'y figure pas. Le référentiel apporte sa durée de validité et son préavis d'alerte : six mois pour une ISO, dont le renouvellement se prépare ; deux mois pour une certification produit.

Dès la création, vous pouvez indiquer ce que la certification couvre — un ou plusieurs produits, sites ou services — et joindre le certificat et ses annexes.

Le plan de travail

Pour une certification à obtenir, ouvrez sa fiche et cliquez sur Générer le plan de travail. Tracky vous montre d'abord ce qu'il va créer — le nombre de tâches, réparties par chapitre — puis crée un projet dans votre tracker, avec une épopée par chapitre et une tâche par exigence.

Vous pouvez aussi rattacher le plan à un projet existant : si votre chantier de certification est déjà ouvert, inutile d'en créer un second.

L'avancement affiché sur la fiche se lit ensuite depuis l'état de vos tâches. Vous travaillez dans le tracker comme d'habitude ; la conformité suit.

Les pièces

Glissez vos documents directement sur la fiche : certificat, rapport d'audit, analyses. Chaque pièce porte sa propre date de validité, et Tracky vous prévient avant qu'elle ne périme — même si le certificat, lui, reste valable.

Les écarts

Après un audit, enregistrez les écarts relevés avec leur gravité et leur date de levée. C'est cette date qui compte : un écart majeur en retard fait remonter la certification en tête de l'onglet À traiter, quelle que soit son échéance.

Ce que vos clients voient

Une certification valide apparaît automatiquement sur la fiche du produit qu'elle couvre et sur votre portail client. Dès qu'elle est suspendue ou expirée, elle en disparaît — sans intervention de votre part. Vous n'annoncez jamais un label que vous ne détenez plus.

Le dossier d'audit

Le jour où l'auditeur arrive, un bouton suffit : Tracky rassemble le certificat, l'état de chaque exigence, les preuves en cours de validité et l'historique des écarts.

Qui y a accès

Le module est disponible à partir du plan Pro. Il est masqué aux collaborateurs ayant le rôle comptable.