Le registre unique du personnel est l'un des rares documents qu'un inspecteur du travail peut demander sur-le-champ, sans préavis. Il est obligatoire dès le premier salarié, et son absence est sanctionnée par une amende par salarié concerné.
Ce qu'il doit contenir
Pour chaque personne, dans l'ordre des embauches et par établissement (art. L1221-13 et D1221-23) :
- nom et prénoms ;
- date de naissance, sexe, nationalité ;
- emploi et qualification ;
- dates d'entrée et de sortie ;
- pour un étranger, le type et le numéro du titre autorisant le travail ;
- la nature du contrat : CDD, temps partiel, apprentissage, mise à disposition.
Les stagiaires et les intérimaires y figurent aussi, dans une partie distincte.
L'ordre des embauches n'est pas une commodité : c'est lui qui permet de vérifier qu'aucune ligne n'a été insérée après coup.
Cinq ans après le départ
Les mentions doivent être conservées cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Supprimer une fiche au départ de quelqu'un est donc une infraction — et une perte de donnée que rien ne rattrape.
C'est aussi ce qui interdit de « nettoyer » un logiciel RH en supprimant les anciens : ils doivent rester lisibles.
L'erreur de conception qu'on voit partout
Beaucoup d'outils recopient les fiches dans une table « registre » au moment de l'embauche. C'est une mauvaise idée : la copie devient une seconde vérité. Le jour où quelqu'un corrige une date de naissance sur la fiche, le registre garde l'ancienne — et l'inspection lit un registre faux pendant que la fiche est juste.
Un registre se produit à la demande à partir des données qui existent. Il n'a pas besoin d'être stocké, il a besoin d'être exact au moment où on le demande.
Le format libre, la disponibilité obligatoire
Aucune forme n'est imposée : papier ou numérique. Ce qui compte, c'est que le registre soit tenu à la disposition des agents de contrôle et des représentants du personnel, et qu'il soit par établissement — un registre unique pour trois établissements ne répond pas à l'obligation.
Ce que Tracky applique
Le registre se génère depuis vos fiches, par établissement, dans l'ordre des embauches, parties incluses, et s'exporte en CSV. Il n'est jamais recopié.
Les mentions manquantes sont comptées avant le contrôle plutôt que découvertes pendant : l'écran dit combien de fiches n'ont pas de nationalité, pas de qualification, pas de date de sortie — et lesquelles. C'est la seule partie du sujet où un logiciel apporte quelque chose qu'un tableur n'a pas.