L'intégration d'un nouveau salarié rate rarement d'un coup. Elle rate d'une tâche oubliée à J+30, quand l'attention est retombée et que plus personne ne regarde la liste.
Le départ, lui, rate plus franchement : un badge non rendu, un accès jamais coupé, un certificat de travail remis trois semaines après.
Pourquoi les listes ne tiennent pas
Elles sont datées en absolu. « Commander le matériel le 3 mars » devient faux dès que l'entrée est décalée d'une semaine — ce qui arrive une fois sur deux.
Elles nomment des personnes. « Sophie crée le compte » cesse de fonctionner le jour où Sophie change de poste. La liste devient fausse sans que personne ne la corrige, parce que la corriger n'est le travail de personne.
Elles n'ont pas de mémoire. Impossible de dire, six mois plus tard, si la formation sécurité a été faite. On la refait, ou on suppose.
Ce qu'une liste devrait porter
Trois choses que les tableurs ne portent pas.
Un décalage, pas une date. J−7, J, J+30. Les tâches se placent d'elles-mêmes, et décaler l'entrée les replace toutes — sauf celles déjà cochées, qui gardent leur date réelle. On ne réécrit pas ce qui a eu lieu.
Un rôle, pas un nom. « Le manager », « l'office manager », « l'IT », résolus au déclenchement vers les personnes du moment. Un rôle vide se signale au déclenchement, pas le jour où la tâche aurait dû être faite.
Un caractère obligatoire. Une tâche obligatoire non faite empêche de clore le parcours. Sans ce marqueur, tout se vaut et rien ne bloque.
Ce que Tracky fait
Les parcours d'arrivée et de départ se déclenchent depuis la fiche du collaborateur, à partir d'un modèle par marque — « commercial », « atelier », « cadre ».
L'écran des parcours ouvre sur ce qui est en retard, tous parcours confondus. C'est la seule vue qui sert vraiment : pas la liste de ce qu'il y a à faire, mais celle de ce qui aurait dû l'être.
Un parcours déclenché est une copie du modèle : corriger le modèle ne touche pas les parcours en cours. Sinon, corriger une coquille dans un libellé ferait réapparaître des tâches cochées la semaine dernière — et l'équipe cesserait de corriger les modèles.
Le départ, en trois familles
Les restitutions — matériel, badge, véhicule, clés —, cochées avec l'état constaté.
Les accès — comptes, boîte mail, outils. Un accès non coupé est un risque, pas un oubli.
Les documents de fin de contrat — certificat de travail, solde de tout compte, attestation France Travail. Ils se remettent le dernier jour, sans que le salarié ait à les réclamer. Tracky génère le certificat depuis la fiche, en une page.
Un parcours de départ clos avec des tâches non faites le dit. Congés non pris, matériel non rendu et accès encore ouverts s'affichent ensemble sur l'écran de sortie.
Par où commencer votre modèle
Ne l'écrivez pas dans l'abstrait : un modèle théorique oublie toujours les mêmes choses — le badge parking, la mutuelle, la ligne téléphonique.
Reprenez la dernière arrivée et le dernier départ, et notez ce qui a été fait, y compris ce qui a été oublié. C'est la seule version qui sera juste au premier usage.