Demandez à une PME ce que coûte un commercial. La réponse sera un salaire brut. Elle oubliera la voiture, le téléphone, la part employeur de la mutuelle et les tickets restaurant — soit, très souvent, 10 à 15 % de plus.
Ce n'est pas de la négligence. C'est que ces éléments vivent dans quatre endroits différents : un contrat de location, une ligne d'abonnement, un contrat de prévoyance, et une commande mensuelle.
Ce qu'est un avantage en nature
La mise à disposition d'un bien ou d'un service, gratuitement ou pour une contribution inférieure à sa valeur réelle. Il est soumis à cotisations et apparaît sur le bulletin.
Les plus courants ont un barème forfaitaire : le véhicule, le logement, les repas, les outils de communication. D'autres se valorisent au réel.
Le vrai problème n'est pas le barème
C'est de savoir qui a quoi, depuis quand.
Un véhicule attribué en mars, rendu en novembre, ne se valorise pas sur douze mois. Un téléphone repris au départ d'un salarié et donné à son remplaçant est le même bien pour deux personnes. Une mutuelle dont la part employeur change au 1er janvier vaut deux montants sur la même année.
Sans dates d'attribution, tout cela se calcule de mémoire — et se recalcule de mémoire l'année suivante, différemment.
Ce que Tracky fait
Tracky sépare deux choses que les tableurs mélangent :
- le catalogue d'avantages — ce que l'entreprise propose, avec sa nature et sa valorisation ;
- les attributions — qui en bénéficie, à partir de quelle date, jusqu'à quelle date.
De là découlent trois lectures qu'on n'avait pas :
Le coût employeur d'une personne. Rémunération plus avantages valorisés, à une date donnée. C'est ce chiffre qu'on cherche quand on prépare une augmentation ou qu'on chiffre un recrutement.
La reprise au départ. Le parcours de départ liste les avantages encore attribués : véhicule, téléphone, badge. Ils cessent d'être facturés à l'entreprise le jour où ils sont rendus, pas le jour où quelqu'un y repense.
La ligne « activités sociales et culturelles » de la BDESE. Elle se remplit à partir de ce qui est réellement attribué, pas d'une estimation reconduite.
Les deux erreurs à ne pas reproduire
Valoriser un avantage sans le dater. Un avantage sans date de fin reste attribué pour toujours. Il gonfle le coût d'un poste vacant et fausse la comparaison entre équipes.
Confondre avantage et remboursement de frais. Un téléphone de fonction utilisable à titre personnel est un avantage en nature. Un forfait professionnel remboursé sur justificatif est un frais. Le premier est soumis à cotisations, le second non — et l'URSSAF fait la différence même quand le logiciel ne la fait pas.
Tracky force le choix au moment de la création : la nature de l'élément n'est pas un champ libre.